Епістолярний жанр – це ціле мистецтво. І, хоч живемо ми в епоху стрімкого розвитку технологій і пишемо переважно електронні листи, багато людей спілкуються і навіть розв’язують робочі питання не за допомогою інтернет-мережі, а звичайним способом.
Однак, написання листів – дещо недооцінена навичка в сучасному світі, адже вона є фундаментом ефективного спілкування та професійного успіху.
НАПИСАННЯ ЛИСТА: ОСНОВНІ ПРАВИЛА
Незалежно від форми створення – електронної чи рукописної – необхідно знати базові правила і вимоги до написання та оформлення листа.
По-перше, перед написанням листа варто визначитися із різновидом майбутнього листування, адже воно буває офіційне, напівофіційне та дружнє.
По-друге, тематика вашого подальшого висловлювання: продумайте зміст листа, підберіть відповідне привітання та стиль тексту.
По-третє, почерк і мовлення. Якщо ви пишете листа від руки, важливо, аби почерк був акуратним і розбірливим. Мовлення теж радять не ускладнювати: виражайтеся доступно і грамотно, без складних конструкцій і зворотів.
Нарешті, «пакування». Якщо лист рукописний, найкращий варіант його оформлення – білий конверт. Він буде доречним для будь-якого різновиду і стилю листування. Кольорові ж конверти залиште для невимушеного дружнього спілкування.
Читайте також: Як стати уважнішим: поради для дорослих та дітей
ЯК НАПИСАТИ ЛИСТА?
Лист-прохання: зразок написання
Метою написання такого листа є прохання про надання певної послуги. Наприклад, узгодження дій, сприяння у розв'язанні питання, виділення коштів, надання довідки або відомостей тощо. Дотримуйтеся правил ділової етики, адже лист-прохання є прикладом офіційного спілкування.
Лист-звернення: зразок
Лист-звернення, як і лист-прохання – зразок ділового спілкування. Тому повинен мати ввічливу і коректну форму.
Зразок офіційного листа
Традиційний офіційний лист має стандартну форму оформлення, через що має свою перевагу – економія часу адресанта. Головне – бути стриманим, лаконічним, зберігати нейтральний та доброзичливий тон викладу.
Якщо маєте потребу у написанні офіційного листа, але боїтеся допустити помилку чи маєте певні сумніви щодо мовних конструкцій або правильного оформлення, завжди можна звернутися до фахівця, якого легко знайти на сервісі BUKI.
Службовий лист: зразок
Без службового листування неможливо уявити повноцінний процес ділового спілкування. Отже, вміння якісно складати подібні листи – дуже важливе. Одним із різновидів службових листів є мотиваційний лист. Його мета – справити про вас потрібне враження, звернути увагу на досвід у вашій професійній сфері, знання та вміння, ступінь обізнаності щодо діяльності закладу освіти або підприємства, та довести, що саме ви маєте отримати вакантне місце.
До речі, більш вартісним та пріоритетним при відборі є саме мотиваційний лист, а не резюме. Адже саме лист може цілком розкрити кандидата. Принаймні, так вважають фахівці з підбору персоналу.
Лист-повідомлення: зразок
Лист-повідомлення не має стандартної форми написання, тому його зміст викладається в довільній формі. Але, як і в будь-якого офіційного листа, у нього повинна бути чітка структура: заголовок, звернення, основна частина, висновок.
Ділові листи:зразки
Загалом, ділові листи відзначаються багатством свого розмаїття (залежно від призначення):
Пропонуємо ознайомитися зі зразком листа-запрошення. Це вид ділового листа, за допомогою якого можна сповістити людину або групу людей про майбутній захід. До таких організованих дій відносяться: виставки, наукові конференції, презентації, семінари, вечірки, ювілеї:
У діловому листуванні популярним є лист-подяка. Він може бути вашою відповіддю на запрошення, повідомлення, привітання та інші отримані листи. В установах та організаціях подяка може бути оформлена на фірмовому бланку з підписом і печаткою. Це офіційний документ, який має схожість з дипломом, почесною грамотою, посвідченням, і навіть може виступати як нагорода. Нижче наводимо зразок листа-подяки спонсору за допомогу:
Читайте також: Як написати СV для вступу за кордон?
ЯК ПРАВИЛЬНО НАПИСАТИ ЕЛЕКТРОННИЙ ЛИСТ?
Кожен діловий електронний лист зазвичай складається з таких частин:
- тема
- привітання
- основна частина
- підпис
Запам’ятайте! Якщо ви хочете, аби вас сприймали серйозно – ніколи не відправляйте листи з мила, на кшталт «[email protected]». Краще заведіть окрему пошту для ділових листувань, а в її назві не вписуйте нічого, окрім власного імені та прізвища.
Отже, структура.
- Обов’язково заповнюйте тему електронного листа. По-перше, так ви проявляєте повагу, адже одразу допомагаєте адресату здогадатися, про що йтиме мова. По-друге, лист, який не має теми, ризикує потрапити до розділу «Спам», і всі ваші зусилля будуть марними.
- У привітанні висловіть повагу до адресата. Завжди звертайтеся на початку листа на ім’я, наприклад: Добрий день, Олено!
Якщо ви не знаєте імені, а лише прізвище, то пишіть: Шановний пане Кривенко!
Якщо є ризик порушити субординацію, то звертайтеся на ім’я та по батькові: Шановна Олено Вікторівно!
Починайте лист зі слів «Добрий день». Уникайте «Доброго ранку» чи «Добрий вечір», адже неможливо передбачити, коли саме адресат прочитає листа.
- Основна частина листа повинна бути чітко структурована. Згідно з давньою епістолярною традицією, змістовна частина будь-якого послання складається з трьох частин: преамбула, суть, резюме.
У преамбулі викладаються причини або підстави для написання листа. Зазвичай, вона дуже коротка. Також у першому реченні доречно подякувати за співпрацю, запрошення, пропозицію, після чого викласти основну ідею листа.
Далі послідовно викладається суть питання. Не забувайте розбивати смислові блоки на абзаци, на номерні і марковані списки, що полегшують сприйняття тексту.
Резюме подається окремо.
- Лист має обов'язково містити підпис. Найкращий підпис – ім’я, прізвище, посада і назва організації. Якщо ви добре знайомі, і ділове листування з людиною має неформальний характер, можна підписуватись тільки своїм ім'ям.
ЯК ПІДПИСАТИ ЛИСТА?
Аби мандрівка була успішною, а лист знайшов свого адресата, важливо правильно підписати поштовий конверт.
У лівому верхньому куті конверта заповнюємо адресу відправника в такій послідовності:
- ПІБ;
- Вулиця, номер будинку і квартири;
- Місто, область;
- Поштовий індекс;
- Країна.
Внизу праворуч в аналогічній послідовності заповнюємо адресу одержувача листа:
- ПІБ;
- Вулиця, номер будинку і квартири;
- Місто, область;
- Поштовий індекс;
- Країна.
