Учеба в зарубежном вузе или работа в международной компании предполагает регулярное написание электронных писем на английском.
Написать хорошее электронное письмо сложнее, чем кажется. Такие письма менее формальны, чем бумажные, но все же должны демонстрировать степень профессионализма отправителя.
Знание правил составления писем на английском может пригодиться и во время написания ВНО по английскому языку. Какая информация обязательно должна указываться в email и какие фразы лучше никогда не использовать в письме вы узнаете после прочтения этой статьи.
Электронные письма на английском: общие советы
Все профессиональное общение, от электронных писем до официальных приглашений, имеет общие черты. Ясность, формальный тон и максимальная плотность информации всегда являются ключевыми приоритетами.
Однако существуют и другие аспекты, о которых важно помнить в процессе деловой переписки.
Понятный адрес электронной почты
В идеале ваш адрес электронной почты должен быть вариантом вашего настоящего имени, а не псевдонимом или непонятным для получателя словом.
В адрес не стоит добавлять лишние цифры и буквы, если это возможно. Например, angelika007 лучше заменить на angelika_fomina.
Классический шрифт
В деловых письмах принято использовать Times New Roman и Arial. Лучше отказаться от декоративных шрифтов вроде Comic Sans или Old English. Также стоит избегать разноцветных шрифтов, излишних выделений.
Если вы напишите текст на caps lock или поставите в конце предложения много восклицательных знаков, получатель может подумать, что вы на него кричите.
Деловой стиль письма
Используйте полные предложения и вежливые формулировки. Избегайте сленга, неоправданных сокращение, смайликов, шуток и ненормативной лексики.
Для успешного составления письма необходимо владеть достаточным запасом деловой английской лексики. Если написание подобных емейлов является или скоро станет для вас рутиной, то стоит задуматься об уроках бизнес-английского.
Репетитор по английскому оценит уровень владения базовыми навыками, составит план обучения с учетом целей ученика, подберет соответствующую литературу и материалы для изучения деловой лексики конкретной отрасли. Если целью является написание ВНО по английскому на высокий балл, то педагог проведет комплексную подготовку будущего студента.
Найти репетитора по английскому или другому предмету можно на сайте BUKI.
Краткое изложение
Не существует установленной длины электронного письма. Но рекомендуется, чтобы оно было размером примерно в один экран ноутбука или компьютера.
Если ваше электронное письмо относительно длинное, разбейте его на короткие абзацы. Вставьте разрыв строки между каждым абзацем вместо отступа.
Ясность
Одно из главных требований деловой переписки – ясность. Используйте однозначные слова и недвусмысленные формулировки, чтобы ваше сообщение можно было легко понять.
Выстраивайте короткие и простые фразы. Предложения с менее чем 25 словами были бы идеальными.
В деловой переписке лучше говорить прямо и по делу, избегая ненужных прилагательных и наречий.
Ссылка на предыдущую корреспонденцию
Если емейл не первый в переписке, он обязательно должен содержать ссылку на другие письма по этой теме, чтобы человек мог быстро сориентироваться и возобновить в памяти весь виртуальный диалог. В случае отправки ответного email, важно поблагодарить человека за его предыдущее письмо.
Проверка письма перед отправкой
Согласитесь, довольно неприятно получать официальное или рутинное рабочее письмо с ошибками или опечатками. Поэтому важно несколько раз перечитывать email перед отправкой. Если вы не уверены в правильности написанного, лучше попросить коллегу или своего репетитора по английскому дополнительно проверить важное письмо.
Читайте также: 10 подкастов для изучения английского языка
Правила написания письма на английском
Классическое деловое письмо на английском состоит из:
- Темы.
- Вступления.
- Цели написания.
- Основной части письма.
- Вывода.
- Заключительной фразы.
- Подписи.
- Вложения (файла).
Тема письма
Обязательно указывайте тему письма. Чтобы коллега, начальник или будущий клиент открыл письмо и увидел важное послание, необходимо правильно сформулировать тему.
Тема – это сжатое содержание письма, которое помогает получателю выделить ваше письмо среди остальной почты. Человек должен идентифицировать этот email как рабочий, а не как очередной спам.
Например, при отправке письма в компанию для трудоустройства в теме можно написать «CV for employment».
Начало письма на английском
Всегда начинайте официальное электронное письмо приветствием. Желательно обращаться к получателю по имени, если оно известно. Используйте уважительное Mr., Mrs., Ms. вместе с фамилией или должностью получателя и ставьте после обращения запятую. Также перед приветствием можно сказать «Dear...».
Если вы не знаете имени человека, которому пишете, используйте приветствие, например «Dear Sir/Madam», «Dear Sir or Madam» или «To whom it may concern».
Не используйте «Hello», «Hey», «Hi» или другие неформальные приветствия.
Цель письма
Если вы пишете незнакомому человеку, расскажите ему, кто вы и почему вы пишете. Сделайте это в первых предложениях вашего электронного письма.
Краткое описание сути вопроса в самом начале письма делает вашу цель написания понятной читателю и упрощает процесс коммуникации.
Основная часть письма
В официальном письме важна прямолинейность. Здесь нет места намекам, недомолвкам. Получатель должен читать и легко понимать, что от него хочет автор письма.
Например, когда вы пишете профессору, не тратьте место на ненужные отступы, такие как «This is Darlene Frankreich. Do you know me? CHEM 221 is my favorite class right now. I love the way the lectures are so organized. I can always follow along and know what will be on the tests. Speaking of tests, I was thinking about the next exam».
Вместо этого лучше написать: «This is Darlene Frankreich. I’m a student in your CHEM 221 class, and I'm writing about a potential exam time conflict».
Окончание письма на английском
Как и в случае с приветствиями, в официальных электронных письмах допустимы различные окончания. Примеры возможных завершающих фраз для делового письма:
- Yours sincerely – для завершения письма хорошо знакомому человеку;
- Yours faithfully – для завершения письма незнакомому или малознакомому человеку.
Приемлемо использование и других окончаний.
|
Respectfully |
С уважением |
|
Sincerely yours |
Искренне Ваш |
|
Yours truly |
С уважением |
|
Best regards |
С наилучшими пожеланиями |
|
Kind regards |
С уважением |
После заключительной фразы необходимо на новой строке указать свое имя, должность, адрес электронной почты и номер телефона.
В деловом письме важно правильно указать название своей должности на английском языке.
|
Директор по продажам |
Sales Director |
|
Менеджер по работе с клиентами |
Client Manager |
|
Финансовый директор |
CFO |
Каждое слово должности при переводе пишется с большой буквы.
Прикрепление вложений
Загрузите необходимые файлы или скриншоты. При добавлении вложений обязательно об этом сообщить в тексте письма, чтобы получатель знал о них и не забыл посмотреть.
Например, добавьте примечание типа «I am attaching a copy of my resume and portfolio, in PDF format».
Читайте также: Современный английский сленг
Полезные фразы для деловой переписки на английском
Каждое письмо индивидуально и содержит ту уникальную информацию, которую отправитель сообщает получателю. Но для деловой переписки характерны и частоупотребляемые фразы, которые помогут быстро и правильно составить электронное письмо на английском.
|
Фраза |
Перевод |
|
I am contacting you regarding the following… |
Я связываюсь с вами по поводу следующего… |
|
As per our phone conversation … |
В продолжение нашего телефонного разговора … |
|
Thank you for the information you provided. |
Спасибо за информацию, которую вы предоставили (в предыдущем письме). |
|
In reply to your letter of 15 June, … |
В ответ на Ваше письмо от 15 июня … |
|
With reference to your letter of 8 september, I … |
Ссылаясь на ваше письмо от 8 сентября, я … |
|
After having seen your advertisement in … I would like to … |
В связи с вашим рекламным объявлением в… я бы хотел… |
|
Thank you for contacting our company. |
Благодарим за обращение в нашу компанию. |
|
For further details write to our HR-manager. |
Для получения более подробной информации напишите нашему HR-менеджеру. |
|
We look forward to a successful working relationship in the future. |
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем. |
|
Please feel free to contact us in case you have any questions. |
Обращайтесь в случае возникновения каких-то вопросов. |
|
Thank you for your time. |
Спасибо за уделенное время. |
|
Thank you for your advice. |
Благодарю за совет. |
|
Looking forward to your response. |
С нетерпением жду вашего ответа. |
|
Please find attached my resume. |
Пожалуйста, найдите мое резюме во вложении. |
Готовые email на английском: примеры писем
Рассмотрим следующий пример готового email на английском. В нем кратко указана тема письма – встреча, посвященная выбору нового интернет-провайдера 8.01.20 г. Автор уважительно обращается к получателю Mr. Jones и далее сообщает причину написания письма.
Завершается письмо заключительной фразой Respectfully, подписью Tina McAden с указанием должности и контактных данных.
Второй готовый email на английском – это отчет сотрудника компании о выполнении проекта аэропорта Скиптон. Письмо состоит из обращения, краткого изложения цели написания письма, основной части, вывода, завершающей фразы, подписи и контактных данных.
Третий пример готового email на английском – это официальное извинение сотрудника перед коллегой за неподобающее поведение во время рабочего совещания. Письмо содержит приветствие, краткое описание содержания, основное изложение проблемы, заключительную фразу и подпись.
