Что такое рекомендательное письмо и как его написать

Во время поиска нового места работы, когда вы решились претендовать на руководящую и престижную должность, преградой может стать отсутствие необходимых рекомендаций. Они являются неотъемлемой частью трудовой документации. В статье вы узнаете, какие преимущества дает рекомендательное письмо, как работодатель должен его составлять и многое другое. 

Что такое рекомендательное письмо и для чего оно нужно?

Рекомендательное письмо – это документ, выданный сотруднику или компании, в котором характеризуются профессиональные и личные качества, успехи и достижения, надежность и ответственность. Обычно рекомендации даются специалисту из предыдущего места работы. Если кандидат на должность только окончил вуз и еще нигде не работал, то рекомендательное письмо ему может дать руководство вуза. 

Итак, этот документ может выдаваться не только соискателю с опытом работы, но и студенту, а также компании как деловому партнеру от другой компании. Для чего нужны рекомендательные письма? Как правило, для получения рядовых должностей (менеджер среднего звена, консультант, продавец, администратор, торговый агент) они не обязательны. Но наличие такого письма или нескольких писем значительно повышает шансы соискателя. Помимо резюме и сопроводительного письма, рекомендательное – это огромный бонус для репутации кандидата. 

Впоследствии письмо может оказаться поводом к:

• назначению высшей зарплаты;
• более быстрому карьерному продвижению;
• поручению новому сотруднику более сложных и ответственных проектов. 

Для работодателя рекомендательное письмо является возможностью:

• оценить перспективность потенциального сотрудника для компании;
• быстрее принять решение относительно кандидатуры соискателя;
• определиться с размером ставки;
• определиться с объемом задач для нового сотрудника на период испытательного срока.

Наличие рекомендательного письма является обязательным для претендентов на руководящие должности либо должности с большой ответственностью, такие как: 

• начальник департамента маркетинга и PR;
• руководитель отдела;
• помощник руководителя;
• проджект-менеджер;
• менеджер по управлению стратегическим маркетингом;
• ведущий аналитик отдела продаж;
• HR-директор;
• руководящие сотрудники различных мест хранения, фирм по заготовке, транспортировке, хранению материальных ценностей и т.д.

Чтобы запросить рекомендательное письмо, необходимо сообщить об этом руководителю заранее. Лучше попросить о письме в тот же день, когда сообщаете о своем уходе из организации. Ведь руководству нужно время, чтобы подготовить для вас соответствующий документ. 

Читайте также: Плюсы и минусы образования за рубежом

Кто должен писать рекомендательное письмо?

В большинстве случаев рекомендательное письмо составляется руководителем компании, в которой работал соискатель. Но это задание могут также поручить начальнику отдела, топ-менеджеру, главному HR-специалисту или даже старшему по должности сотруднику, с которым длительное время работал кандидат на вакансию. Это касается письма для соискателей, имеющих трудовой опыт.

Рекомендательное письмо для студента может выдать декан факультета, ректор вуза, преподаватель, куратор курса, именитый профессор, который читал у студента хотя бы один курс. Такое письмо может понадобиться студентам для трудоустройства или же для участия в международных программах академической мобильности. Во втором случае представитель вуза должен составить рекомендательное письмо на английском. Бывает, что иностранные вузы запрашивают 2-3 рекомендации. В первую очередь, стоит обратиться к руководителю вашей курсовой или дипломной работы. 

Иногда для поступления в вуз абитуриенту также необходимо предоставить рекомендации из своего учебного заведения. Зачастую их требуют заграничные университеты. Рекомендательное письмо может написать классный руководитель, завуч или директор школы. 

Помимо рекомендаций, для обучения за границей нужно сдать ряд экзаменов, подтвердить знание иностранного языка. Поэтому лучше вовремя начать дополнительно заниматься с педагогом. Найти подходящего репетитора всегда можно с помощью BUKI. Это мегаудобная платформа для поиска преподавателей из разных уголков Украины. 

Что пишут в рекомендательном письме?

Хоть этот документ и имеет свободную форму изложения, есть определенные пункты, которые обязательно должны быть учтены. Рассмотрим советы по составлению двух видов рекомендательного письма. 

Как должна выглядеть рекомендация от работодателя?

Если вас просят написать для кого-то рекомендательное письмо, будьте максимально объективными. Не пишите слишком коротких и формализованных писем и, с другой стороны, избегайте излишне эмоциональных и субъективных фраз и эпитетов. Ведь ваша рекомендация определенным образом характеризует вашу компанию и вас как руководителя и профессионала по работе с кадрами. 

Желательно, чтобы ваше письмо было напечатано на официальном бланке компании с указанием всех необходимых реквизитов – названия компании, юридического адреса, контактов, фамилии, имени и отчества руководителя. Это будет доказательством того, что кандидат работал в солидной организации. По объему ваше письмо не должно быть меньшим, чем один печатный лист формата А4. Ориентировочный желательный объем – 2,5-4 тыс. знаков с пробелами. 

Ознакомьтесь с инструкцией по заполнению рекомендательного письма:

1. обращение к новому работодателю, если вам известно его имя;
2. указание фамилии, имени и отчества бывшего сотрудника, для которого вы составляете письмо;
3. указываете, какую должность занимал бывший сотрудник;
4. срок пребывания сотрудника на должности;
5. основные должностные обязанности сотрудника;
6. как сотрудник выполнял свои должностные обязанности,  с какими сложными заданиями и профессиональными вызовами ему приходилось сталкиваться, как он с этим справлялся;
7. какие профессиональные качества проявил сотрудник на занимаемой должности;
8. какие личностные качества помогли сотруднику в работе;
9. каких успехов достиг сотрудник и какой конкретный результат получила от этого компания;
10. как сотрудник взаимодействовал с коллективом;
11. какая причина увольнения сотрудника;
12. подведение итогов: рекомендуете ли вы своего бывшего сотрудника для конкретной должности или нет. Вы можете выразить уверенность в том, что кандидат достигнет успеха на новой должности;
13. указываете вашу должность, фамилию, имя, отчество, ставите подпись;
14. желательно заверить рекомендацию печаткой компании. 

Вот небольшой образец рекомендательного письма: 

Иванова Галина Ивановна работала в компании «Трейд-групп» на должности менеджера по работе с клиентами с марта 2018 по октябрь 2020 года. В ее должностные обязанности входило: анализ рынка потенциальных клиентов и составление коммерческих предложений, ведение переговоров с клиентами, консультирование по продукции, организационное ведение сделки на всех этапах, ведение базы клиентов по CRM системе, выполнение плана продаж. Галина Ивановна работала под моим непосредственным руководством как топ-менеджер группы по обслуживанию клиентов. 

За период работы на должности Галина усердно и старательно относилась к своим обязанностям, неоднократно проявляла изобретательность в решении проблемных ситуаций, отличалась вежливостью и деловым профессионализмом в общении с клиентами. В частности, Галина 10 раз перевыполнила план продаж, заработав для компании дополнительные 200 тыс. грн. С начала работы ей удалось расширить нашу постоянную клиентскую базу более, чем в два раза. Это привело к возрастанию объема продаж на 1,8%.

Кроме своих прямых обязанностей, Галина помогала специалистам по рекламе. Она подала несколько креативных идей относительно разработки нового бренда продукции. Созданные ею логотип и дизайн упаковки активизировали продажи на 1,5%.

Галина зарекомендовала себя как ответственный и креативный работник, способный не только выполнять поставленные перед ними задачи, но и генерировать новые действенные бизнес-решения. Причиной увольнения стало собственное желание Галины развиваться в сфере PR-менеджмента и претендовать на руководящие должности в этой сфере.

Я со всей ответственностью рекомендую Галину Ивановну на должность руководителя рекламного отдела вашей компании и не сомневаюсь, что ваше сотрудничество будет плодотворным и результативным. 

С наилучшими пожеланиями,

Макар Светлана Сергеевна, 

топ-менеджер группы по обслуживанию клиентов

Трейд-групп

[email protected]

098-24-87-453

Читайте также: Зачем нужно мотивационное письмо и как его написать

Каким должно быть рекомендательное письмо от преподавателя?

Академическое рекомендательное письмо – это документ, в котором детально описываются академические достижения, навыки, личностные качества и профессиональные цели студента. Это письмо можно адресовать конкретному человеку, приемной комиссии вуза или отделу кадров компании. Вот что должно включать рекомендательное письмо студенту:

1. краткое обращение к работодателю и т.п.;
2. информация об авторе письма – фамилия, имя, отчество, должность, опыт и место работы, кем вы приходитесь студенту;
3. информация о студенте, которая должна содержать название вуза, специальность, курс, год поступления, заметки об академической успешности;
4. тему курсовой или дипломной работы, над которой работает студент;
5. наличие научных публикаций;
6. перечень академических достижений студента, участие в международных конференциях, программах обмена или стажировках, олимпиадах, конкурсах, научно-исследовательских проектах;
7. результаты собственных достижений студента, если есть;
8. перечень личностных качеств и профессиональных навыков;
9. опишите, какую мотивацию имеет студент относительно дальнейшей деятельности;
10. ваше видение профессиональных перспектив студента и вывод относительно его соответствия желаемой должности или специальности в учебном заведении;
11. ваши контактные данные. 

Чем отличается рекомендательное письмо от характеристики?

Многие путают рекомендательное письмо сотруднику и характеристику. В целом эти два типа документов похожи, но есть нюансы, которые существенно отличаются. Рассмотрим таблицу.