Що таке рекомендаційний лист і як його написати

Під час пошуку нового місця роботи, коли ви зважилися претендувати на керівну й престижну посаду, на заваді може стати відсутність необхідних рекомендацій. Вони є невід’ємною частиною трудової документації. У статті ви дізнаєтесь, які переваги дає рекомендаційний лист, як роботодавець має його складати та багато іншого. 

Що таке рекомендаційний лист і для чого він потрібен?

Рекомендаційний лист – це документ, виданий працівнику або компанії, в якому характеризуються професійні та особисті якості, успіхи і досягнення, надійність і відповідальність. Зазвичай рекомендації надають спеціалісту з попереднього місця роботи. Якщо кандидат на посаду щойно закінчив виш і ще ніде не працював, то рекомендаційний лист йому може дати керівництво вишу. 

Отже, цей документ може видаватися не лише претенденту на посаду з досвідом роботи, але й студенту, а також компанії як діловому партнеру від іншої компанії. Навіщо потрібні рекомендаційні листи? Як правило, для отримання пересічних посад (менеджер середньої ланки, консультант, продавець, адміністратор, торговий агент) вони не обов’язкові. Проте наявність такого листа чи декількох листів значно підвищує шанси претендента. Окрім резюме і супровідного листа, рекомендаційний – це величезний бонус для репутації кандидата. 

У подальшому лист може виявитися приводом до:

• призначення вищої зарплати;
• швидшого кар’єрного просування;
• отримання новим працівником більш складних і відповідальних проектів.

Для роботодавця рекомендаційний лист є можливістю:

• оцінити перспективність потенційного працівника для компанії;
• швидше прийняти рішення стосовно кандидата на посаду;
• визначитися з величиною ставки;
• визначитися з обсягом завдань для нового працівника на період випробувального терміну.

Наявність рекомендаційного листа обов’язкова для претендентів на керівні посади або посади з великою відповідальністю, такі як:

• начальник департаменту маркетингу і PR;
• керівник відділу;
• помічник керівника;
• проджект-менеджер;
• менеджер з управління стратегічним маркетингом;
• провідний аналітик відділу продажів;
• HR-директор;
• керівні працівники різних місць зберігання, заготівельних фірм, установ з транспортування і збереження матеріальних цінностей і т.д.

Щоб попросити рекомендаційний лист, необхідно завчасно повідомити про це керівникові. Краще згадати про лист того ж дня, коли повідомляєте про свій намір залишити організацію. Адже керівництву потрібен час, щоб підготувати для вас відповідний документ.

Хто повинен написати рекомендаційний лист?

У більшості випадків рекомендаційний лист складається керівником компанії, у якій працював претендент. Однак це завдання можуть також доручити начальнику відділу, топ-менеджеру, головному HR-спеціалісту чи навіть старшому за посадою співробітникові, з яким тривалий час працював кандидат на вакансію. Це стосується листа для шукачів, які мають трудовий досвід. 

Рекомендаційний лист для студента може видати декан факультету, ректор вишу, викладач, куратор курсу, знаменитий професор, який викладав у студента хоча б один курс. Такий лист може знадобитися студентам для працевлаштування чи для участі в міжнародних програмах академічної мобільності. В другому випадку представник вишу повинен скласти рекомендаційний лист англійською. Буває, що закордонні виші вимагають 2-3 рекомендації. У першу чергу, варто звернутися до керівника вашої курсової чи дипломної роботи. 

Іноді для вступу до вишу абітурієнту також необхідно надати рекомендації зі свого навчального закладу. Найчастіше їх вимагають закордонні університети. Рекомендаційний лист може написати класний керівник, завуч або директор школи. 

Окрім рекомендацій, для навчання за кордоном потрібно скласти ряд іспитів, підтвердити знання іноземної мови. Тому краще вчасно почати додаткові заняття з педагогом. Знайти репетитора, який вас цілком влаштовує, завжди можна з допомогою BUKI. Це мегазручна платформа для пошуку викладачів з різних куточків України. 

Читайте також: Плюси і мінуси освіти за кордоном

Що пишуть в рекомендаційному листі?

Хоч цей документ і має довільну форму викладу, існують певні пункти, які слід обов’язково враховувати. Розглянемо поради з написання двох видів рекомендаційного листа.

Як повинна виглядати рекомендація від роботодавця? 

Якщо вас просять написати для когось рекомендаційного листа, будьте максимально об’єктивними. Не пишіть занадто коротких і формалізованих листів та, з іншого боку, уникайте надто емоційних і суб’єктивних фраз та епітетів. Адже ваша рекомендація певною мірою характеризує вашу компанію і вас як керівника і професіонала у роботі з кадрами. 

Бажано, щоб ваш лист був надрукований на офіційному бланку компанії із зазначенням усіх необхідних реквізитів – назви компанії, юридичної адреси, контактів, прізвища, ім’я та по батькові керівника. Це буде доказом, що кандидат працював у солідній організації. За обсягом ваш лист не повинен бути меншим, ніж один друкований аркуш формату А4. Орієнтовний бажаний обсяг – 2,5 – 4 тис. знаків із пробілами. 

Ознайомтеся з інструкцією щодо заповнення рекомендаційного листа:

1. звернення до нового роботодавця, якщо вам відоме його ім’я;
2. зазначення прізвища, ім’я та по батькові колишнього працівника, для якого складаєте лист;
3. зазначаєте, яку посаду обіймав колишній працівник; 
4. строк перебування працівника на посаді;
5. основні посадові обов’язки працівника;
6. як працівник виконував свої посадові обов’язки, з якими складними завданнями та професійними викликами йому доводилось стикатися і як він з ними впорався;
7. які професійні якості проявив працівник на займаній посаді;
8. які особистісні якості допомогли працівникові в роботі;
9. яких успіхів досяг працівник і який конкретно результат отримала від цього компанія;
10. як працівник взаємодіяв з колективом;
11. яка причина звільнення працівника;
12. висновок з приводу того, рекомендуєте ви свого колишнього працівника для конкретної посади чи ні. Ви можете висловити впевненість в тому, що кандидат досягне успіхів на новій посаді;
13. вказуєте вашу посаду, прізвище, ім’я та по батькові, ставите підпис;

бажано завірити рекомендацію печаткою компанії.

Ось невеликий зразок рекомендаційного листа:

Іванова Галина Іванівна працювала у компанії «Трейд-груп» на посаді менеджера по роботі з клієнтами з березня 2018 по жовтень 2020 року. У її посадові обов’язки входило: аналіз ринку потенційних клієнтів і складання комерційних пропозицій, ведення переговорів з клієнтами, консультування з продукції, організаційне ведення угоди на всіх етапах, ведення бази клієнтів у CRM системі, виконання плану продажів. Галина Іванівна працювала під моїм безпосереднім керівництвом як топ-менеджера групи з обслуговування клієнтів.

За період роботи на посаді Галина сумлінно й старанно ставилася до своїх обов’язків, неодноразово проявляла винахідливість у вирішенні проблемних ситуацій, відзначалася ввічливістю і діловим професіоналізмом у спілкуванні з клієнтами. Зокрема, Галина 10 разів перевиконала план продажів, здобувши для компанії додаткові 200 тис. грн. З початку роботи їй вдалося розширити нашу постійну клієнтську базу більш, ніж удвічі. Це призвело до зростання обсягу продажів на 1,8%.

Крім своїх прямих обов’язків, Галина допомагала спеціалістам з реклами. Вона подала декілька креативних ідей стосовно розробки нового бренду продукції. Створені нею логотип і дизайн упаковки активізували продаж на 1,5%. 

Галина зарекомендувала себе як відповідальний та креативний працівник, здатний не лише виконувати поставлені перед ним завдання, а й генерувати нові дієві бізнес-рішення. Причиною звільнення стало власне бажання Галини розвиватися у сфері PR-менеджменту і претендувати на керівні посади у цій сфері. 

Я з усією відповідальністю рекомендую Галину на посаду керівника рекламного відділу вашої компанії та не маю сумнівів, що ваша співпраця буде плідною і результативною.

З найкращими побажаннями,

Макар Світлана Сергіївна,

топ-менеджер групи з обслуговування клієнтів

Трейд-груп

[email protected]

098-24-87-453

Читайте також: Як написати мотиваційний лист: інструкція і приклади

Яким має бути рекомендаційний лист від викладача?

Академічний рекомендаційний лист – це документ, у якому детально описуються академічні досягнення, навички, особисті якості та професійні цілі студента. Цей лист можна адресувати конкретній людині, приймальній комісії вишу чи відділу кадрів компанії. Ось що має включати рекомендаційний лист студенту:

1. коротке звернення до роботодавця і т.п.;
2. інформація про автора листа – прізвище, ім’я, по батькові, посада, досвід і місце роботи, ким ви доводитесь студенту;
3. інформація про студента, що повинна містити назву вузу, спеціальність, курс, рік вступу, зазначення про академічну успішність;
4. тему курсової чи дипломної роботи, над якою працює студент;
5. наявність наукових публікацій;
6. перелік академічних досягнень студента, участь у міжнародних конференціях, програмах обміну чи стажуваннях, олімпіадах, конкурсах, науково-дослідних проєктах;
7. результати власних досліджень студента, якщо є;
8. перелік особистих якостей і професійних навичок;
9. опишіть, яку мотивацію має студент щодо подальшої діяльності;
10. ваше бачення професійних перспектив студента та висновок стосовно його відповідності бажаній посаді чи спеціальності в навчальному закладі;
11. ваші контактні дані.

Чим відрізняється рекомендаційний лист від характеристики?

Багато хто плутає рекомендаційний лист працівникові та характеристику. В цілому ці два типи документів схожі, але є нюанси, які суттєво відрізняються. Розглянемо таблицю.