Навчання в закордонному виші або робота в міжнародній компанії передбачає регулярне написання електронних листів англійською.
Написати гарний електронний лист складніше, ніж здається. Такі листи менш формальні, ніж паперові, але мають демонструвати ступінь професіоналізму відправника.
Знання правил складання листів англійською може стати у пригоді під час складання ЗНО з англійської мови. Яка інформація обов’язково має вказуватися в email і які фрази краще ніколи не використовувати в листі ви дізнаєтесь після прочитання цієї статті.
Електронні листи англійською: загальні поради
Усе професійне спілкування від електронних листів до офіційних запрошень має спільні риси. Ясність, формальний тон та максимальна щільність інформації завжди є ключовими пріоритетами.
Однак є й інші аспекти, про які важливо пам’ятати в процесі ділового листування.
Зрозуміла адреса електронної пошти
В ідеалі ваша адреса електронної пошти має бути варіантом вашого справжнього імені, а не псевдонімом або незрозумілим для одержувача словом.
До адреси не варто додавати зайві цифри та літери, якщо це можливо. Наприклад, angelika007 краще замінити на angelika_fomina.
Класичний шрифт
У ділових листах заведено використовувати Times New Roman та Arial. Краще відмовитися від декоративних шрифтів на кшталт Comic Sans або Old English. Також варто уникати різноколірних шрифтів, надмірних виділень.
Діловий стиль листа
Для успішного складання листа необхідно мати достатній запас ділової англійської лексики. Якщо складання подібних емейлів є або скоро стане для вас рутиною, варто задумати про уроки бізнес-англійської.
Репетитор з англійської оцінить рівень володіння базовими навичками, складе план навчання з урахуванням цілей вивчення, підбере відповідну літературу та матеріали для практики ділової лексики конкретної галузі. Якщо метою навчання є успішне складання ЗНО, педагог проведе комплексну підготовку майбутнього студента.
Знайти репетитора з англійської чи іншої дисципліни можна на сайті BUKI.
Стислий виклад
Немає встановленої довжини електронного листа. Але рекомендується, щоби воно було розміром приблизно один екран ноутбука або комп’ютера.
Якщо ваш електронний лист порівняно довгий, розбийте його на короткі абзаци. Вставте розрив рядка між кожним абзацом замість відступу.
Ясність
Одна з головних вимог ділового листування – ясність. Використовуйте однозначні слова та зрозумілі формулювання, щоби ваше повідомлення можна було легко сприймати.
Вибудовуйте короткі та прості фрази. Речення з менш ніж 25 словами були б ідеальними.
У діловому листуванні краще говорити прямо, уникаючи непотрібних прикметників та прислівників.
Посилання на попередню кореспонденцію
Перевірка листа перед надсиланням
Погодьтеся, досить неприємно отримувати офіційний або рутинний робочий лист із помилками. Тому важливо кілька разів перечитувати e-mail перед надсиланням. Якщо ви не впевнені в правильності написаного, краще попросити колегу чи свого репетитора з англійської додатково перевірити важливий лист.
Читайте також: 10 подкастів для вивчення англійської
Правила написання листа англійською
Класичний діловий лист англійською складається з:
- Теми.
- Вступу.
- Цілі написання.
- Основної частини листа.
- Висновку.
- Завершальної фрази.
- Підпису.
- Вкладення (файлу).
Тема листа
Обов’язково вказувати тему листа. Щоби колега, начальник чи майбутній клієнт звернув увагу на лист та побачив важливе послання, необхідно правильно сформулювати тему.
Тема – це стислий зміст листа, який допомагає одержувачу виділити ваш лист серед решти пошти. Людина має ідентифікувати цей email як робітник, а не як черговий спам.
Наприклад, у разі надсилання листа компанії для працевлаштування в темі можна написати «CV for employment».
Початок листа англійською
Завжди починайте офіційного електронного листа привітанням. Бажано звертатися до одержувача на ім’я, якщо воно відомо. Використовуйте шанобливе Mr., Mrs., Ms. разом із прізвищем чи посадою одержувача і ставте після звернення кому. Також перед вітанням можна сказати «Dear…».
Якщо ви не знаєте імені людини, якій пишете, використовуйте привітання, наприклад, «Dear Sir/Madam», «Dear Sir or Madam» або «To whom it may concern».
Не використовуйте «Hello», «Hey», «Hi» або інші неформальні привітання.
Мета листа
Якщо ви пишете незнайомій людині, розкажіть їй, хто ви й чому ви пишете. Зробіть це в перших реченнях вашого електронного листа.
Короткий опис суті питання на початку листа робить вашу мету написання зрозумілою читачеві й спрощує процес комунікації.
Основна частина листа
В офіційному листі важлива прямолінійність. Тут немає місця натякам, недомовкам. Одержувач має читати й легко розуміти, що від нього хоче автор листа.
Наприклад, коли ви пишете професору, не витрачайте місце на непотрібні відступи, такі як «This is Darlene Frankreich. Do you know me? CHEM 221 is my favorite class right now. I love the way the lectures are so organized. I can always follow along and know what will be on the tests. Speaking of tests, I was thinking about the next exam».
Натомість цього краще написати: «This is Darlene Frankreich. I’m a student in your CHEM 221 class, and I'm writing about a potential exam time conflict».
Закінчення листа англійською
Як і в разі привітання, в офіційних електронних листах допустимі різні закінчення. Приклади можливих завершальних фраз для ділового листа:
- Yours sincerely — для завершення листа добре знайомій людині;
- Yours faithfully — для завершення листа незнайомій чи малознайомій людині.
Прийнятне використання й інших закінчень.
|
Respectfully |
З повагою |
|
Sincerely yours |
Щиро Ваш |
|
Yours truly |
З повагою |
|
Best regards |
З найкращими побажаннями |
|
Kind regards |
З повагою |
Після завершальної фрази необхідно на новому рядку вказати своє ім’я, посаду, адресу електронної пошти та номер телефону.
У діловому листі важливо правильно вказати назву своєї посади англійською.
|
Директор із продажів |
Sales Director |
|
Менеджер по роботі з клієнтами |
Client Manager |
|
Фінансовий директор |
CFO |
Кожне слово посади під час перекладу пишеться з великої літери.
Прикріплення вкладень
Завантажте потрібні файли або скриншот. Під час додавання вкладень обов’язково повідомити про це в тексті листа, щоб одержувач знав про них і не забув подивитися.
Наприклад, додайте примітку типу «I am attaching a copy of my resume and portfolio, in PDF format».
Читайте також: Сучасний англійський сленг
Корисні фрази для ділового листування англійською
Кожен лист індивідуальний і містить ту унікальну інформацію, яку відправник повідомляє одержувачу. Але для ділового листування характерні часто вживані фрази, знання яких допоможе швидко і правильно скласти електронний лист англійською.
|
Фраза |
Переклад |
|
I am contacting you regarding the following… |
Я зв’язуюсь із вами щодо … |
|
As per our phone conversation… |
Продовжуючи нашу телефонну розмову… |
|
Thank you for the information you provided. |
Дякуємо за інформацію, яку ви надали (у попередньому листі). |
|
In reply to your letter of 15 June,… |
У відповідь на Ваш лист від 15 червня… |
|
With reference to your letter of 8 september, I… |
Посилаючись на ваш лист від 8 вересня, я… |
|
After having seen your advertisement in… I would like to… |
У зв’язку з вашим рекламним оголошенням у… я хотів би… |
|
Thank you for contacting our company. |
Дякуємо за звернення до нашої компанії. |
|
For further details write to our HR-manager. |
Для більш детальної інформації напишіть нашому HR-менеджеру. |
|
We look forward to a successful working relationship in the future. |
Ми налаштовані на успішну співпрацю з Вами в майбутньому. |
|
Please feel free to contact us in case you have any questions. |
Звертайтеся в разі виникнення якихось питань. |
|
Thank you for your time. |
Дякую за приділений час. |
|
Thank you for your advice. |
Дякую за пораду. |
|
Looking forward to your response |
З нетерпінням чекаю вашої відповіді. |
|
Please find attached my resume. |
Будь ласка, знайдіть моє резюме в додатку. |
Готові email англійською: приклади листів
Розглянемо перший приклад готового email англійською. У ньому коротко вказано тему листа – зустріч, присвячена вибору нового інтернет-провайдера 8.01.20 р. Автор шанобливо звертається до одержувача Mr. Jones і далі повідомляє причину написання листа.
Завершується лист кінцевою фразою Respectfully, підписом Tina McAden із зазначенням посади та контактних даних.
Другий готовий email англійською – це звіт співробітника компанії про виконання проєкту аеропорту Скіптон. Лист складається зі звернення, короткого викладу мети написання листа, основної частини, висновку, завершальної фрази, підпису та контактних даних.
Третій приклад готового email англійською – це офіційне вибачення співробітника перед колегою за неналежну поведінку під час робочої наради. Лист містить привітання, короткий опис змісту, основний виклад проблеми, кінцеву фразу та підпис.
